Desarrollo de software B2B y portales para distribuidores

¿Qué es el software B2B y qué sistemas abarca?

Software B2B es el término general para los sistemas en los que entran con su propia cuenta socios ajenos a su empresa. El usuario no es un consumidor, sino una empresa, y dentro de esa empresa hay varias personas con permisos distintos, como un comprador, un contable y un responsable.

UNIT İstanbul diseña y desarrolla estos sistemas de principio a fin con Unit Software, su marca de software. Como venimos del marketing, la medición, la experiencia de usuario y la adopción real por parte de los socios forman parte del proyecto desde el primer día.

• Portal de distribuidores: un área privada en la que los distribuidores ven los productos con sus propios precios, hacen pedidos y siguen sus saldos y facturas.
• Software de comercio electrónico B2B y sistema de pedidos: una solución en la que los clientes empresariales compran desde un catálogo, una lista de pedido o una repetición rápida de pedido.
• Portal de proveedores: un espacio en el que los proveedores confirman las órdenes de compra y comparten los datos de envío y los documentos.
• App para comerciales: una herramienta que permite a los equipos de campo introducir pedidos en nombre de un cliente y ver al instante el stock y los datos de cuenta.
• Paneles de contactos y de embudo de ventas: pantallas que siguen cómo las solicitudes enviadas a distribuidores o comerciales se convierten en presupuestos y pedidos.

Es importante trazar bien la frontera. Los sistemas internos que usa solo su propio personal, como contabilidad, producción o recursos humanos, corresponden al software empresarial. Las tiendas que venden al consumidor final se tratan en nuestro servicio de web y comercio electrónico.

¿En qué se diferencia un portal de distribuidores de una tienda online para consumidores?

Vistos desde fuera, los dos parecen una web que muestra productos y recibe pedidos. Sin embargo, en el lado B2B las reglas de precios, pago y permisos tienen muchas más capas, y por eso intentar convertir una plataforma estándar de venta al consumidor en un sistema para distribuidores da problemas con tanta frecuencia.

¿Qué funciones necesita un sistema de pedidos para distribuidores?

Las necesidades de cada empresa son distintas, pero la columna vertebral de un sistema de pedidos para distribuidores que funciona se parece. Durante el análisis definimos cada una de las áreas siguientes según sus propias reglas comerciales.

Tarifas y descuentos por cliente

Los precios pueden variar por grupo de distribuidores, región, contrato o tramo de cantidad. El origen de estas reglas suele ser el ERP. En lugar de calcular los precios por su cuenta, el portal lee la regla del ERP o aplica exactamente la misma regla, de modo que el importe de la pantalla nunca se aparta del importe de la factura.

Extractos, saldos y facturas

Las preguntas sobre saldos y facturas son el motivo más habitual por el que los distribuidores llaman a su departamento financiero. Cuando los extractos, las facturas pendientes, los vencimientos y los documentos de factura se consultan en el portal sin ayuda, esa carga de trabajo baja de forma notable. Si se necesita cobrar con tarjeta, construimos una arquitectura de pagos integrada con entidades de pago autorizadas; no prestamos el servicio de pago nosotros mismos.

Límites de crédito y flujos de aprobación

El pedido de un distribuidor que ha superado su límite o tiene un saldo vencido puede retenerse automáticamente y enviarse a un responsable comercial o financiero para su aprobación. La misma lógica funciona dentro de la empresa del cliente: el comprador del distribuidor prepara el pedido y su responsable lo aprueba.

Pedidos masivos, repetición rápida y varios usuarios

Los compradores B2B no quieren perder tiempo. La introducción rápida por código de producto, la carga masiva de pedidos desde una hoja de cálculo, la repetición de un pedido anterior en un solo paso y las listas de compra guardadas son expectativas básicas. Un administrador de la empresa debe poder añadir a sus propios usuarios y fijar sus permisos.

¿Cómo se configura la integración con el ERP y cómo se mantienen sincronizados el stock y los precios?

Un portal B2B vale lo que vale la exactitud de lo que muestra. Un stock erróneo provoca pedidos cancelados; un precio erróneo, disputas por las facturas. Por eso planificamos la integración antes que el diseño.

1. 1.Se fija un único origen para cada tipo de dato: los productos y los precios suelen estar en el ERP, los usuarios y los permisos en el portal, y los pedidos empiezan en el portal y pasan al ERP.
2. 2.Se elige el método de transferencia: la API del propio ERP, un servicio intermedio, una cola de mensajes o una transferencia programada que se ejecuta a intervalos fijos.
3. 3.En las estructuras con varias sucursales y almacenes, unas reglas definen el stock de qué almacén ve cada distribuidor y desde dónde se envía cada pedido.
4. 4.Los errores de transferencia se registran, se reintentan y se comunican a la persona adecuada, para que ningún pedido desaparezca en silencio.
5. 5.El estado de la integración se sigue en una pantalla de monitorización que muestra la última sincronización correcta y los registros pendientes.

Puede que también necesite ofrecer una API: los grandes clientes corporativos a veces quieren enviar pedidos automáticamente desde sus propios sistemas de compras. Entregamos esa API documentada, con autenticación, límites de uso y reglas de versionado.

¿Para qué sirven un portal de proveedores y una app para comerciales?

Un portal de proveedores ordena el otro extremo de la cadena. Las órdenes de compra llegan a los proveedores a través del portal; los proveedores confirman las fechas de entrega y suben documentos como albaranes y certificados. Su equipo de compras puede ver en qué fase está cada pedido sin perderse en cadenas de correos.

Una app para comerciales permite al equipo de campo introducir pedidos durante las visitas a distribuidores y ver el saldo y los precios asignados del cliente. Donde la cobertura es débil, puede diseñarse para funcionar sin conexión y sincronizarse cuando vuelve la conexión. Los paneles de contactos y de embudo de ventas, por su parte, siguen cómo las solicitudes repartidas entre los distribuidores se convierten en presupuestos y pedidos.

Atraer a esos paneles nuevos distribuidores y clientes empresariales potenciales es otro trabajo, y es de marketing. Para ello podemos gestionar nuestro servicio de generación de leads B2B con la misma configuración de medición que el portal.

¿Plataforma B2B estándar o software a medida?

Si sus reglas son estándar y existe un conector ya hecho para su ERP, una plataforma B2B estándar puede ser un comienzo rápido y sensato. Si sus reglas de precios, aprobaciones y almacenes son propias, o necesita unir varios sistemas, el desarrollo a medida obliga a menos renuncias a largo plazo.

Al final del análisis presentamos las opciones por escrito con nuestras razones; a veces la respuesta correcta es añadir módulos a medida sobre un núcleo ya hecho.

¿Cómo se gestionan la seguridad y la protección de datos en un portal B2B?

Un portal de distribuidores es una puerta que expone al exterior su política de precios y la información comercial de sus clientes. Por eso la seguridad forma parte de la arquitectura y no es una capa que se añade después.

• Cada empresa ve solo sus propios datos; la separación entre empresas se verifica con escenarios de prueba.
• Se aplican permisos basados en roles, autenticación de dos factores y reglas de caducidad de sesión.
• Las acciones sensibles, como los cambios de precio y de saldo, se registran, de modo que se puede rastrear quién cambió qué y cuándo.
• Los datos personales se tratan con reglas de información, conservación y eliminación conformes a la KVKK, la ley de protección de datos de Türkiye; no se recogen datos innecesarios.
• Las dependencias se actualizan con regularidad y se hacen pruebas de seguridad antes de cada versión.

¿De qué dependen el coste y el plazo del software B2B?

Dar un precio único sería engañoso, pero los factores que determinan el alcance están claros. Presentamos nuestra propuesta cuando estos quedan definidos, como un plan escrito dividido en fases.

• Cuántos sistemas hay que integrar y la madurez de sus API.
• La complejidad de las reglas de precios, descuentos y aprobaciones.
• Tipos de usuario: ¿solo distribuidores, o también proveedores y equipos de campo?
• Si se necesitan una app móvil, un modo sin conexión o una interfaz en varios idiomas.
• Migración de datos: el historial de cuentas, pedidos y productos que hay que trasladar desde el sistema antiguo.

¿Cómo se mide si un portal B2B funciona?

Una vez publicado el portal, la verdadera pregunta es si los socios lo usan de verdad. Fijamos con usted las medidas de éxito al inicio del proyecto y las seguimos mediante informes periódicos.

• Qué parte de su volumen de pedidos llega por el portal y no por teléfono o correo.
• El número de distribuidores activos y la frecuencia con la que vuelven al portal.
• La evolución de los errores al introducir pedidos y de las cancelaciones.
• El volumen de consultas sobre saldos y facturas que llegan a los equipos financiero y comercial.
• El uso de las funciones de repetición de pedido y de pedido masivo.

Puede ver nuestros demás trabajos de software y referencias en la sección de software. Para hablar de su proceso de pedidos actual, contacte con nosotros.